Компании и предприниматели должны отчитываться о своей работе перед государственными органами. По закону большинству из них нужно отправлять отчеты через интернет, например с помощью сервиса Saby Report. А для этого требуется квалифицированная электронная подпись. Расскажем, куда и как можно отправлять отчеты с помощью электронной подписи и где ее получить.

Что такое электронная подпись и зачем она нужна

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи. Для сдачи отчетности в государственные органы и ведения официального электронного документооборота используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).

КЭП юридически приравнивается к собственноручной подписи и позволяет:

• сдавать налоговую и другую отчетность через интернет;
• участвовать в электронных торгах;
• подписывать договоры и другие документы дистанционно;
• работать с государственными информационными системами.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в Федеральной налоговой службе или в ее доверенных удостоверяющих центрах (УЦ), а физлица могут обращаться в любые УЦ с аккредитацией Минцифры.

Какие виды отчетности требуют электронной подписи

ФНС (обязательная электронная форма)

• Налоговые декларации — если в организации или у ИП работает более 100 человек.
• Отчеты по НДФЛ — при численности сотрудников более 10 человек.
• Расчет страховых взносов (РСВ) — при численности сотрудников более 10 человек.
• Декларации по НДС — для всех плательщиков НДС независимо от численности сотрудников.
• Уведомления о прослеживаемых товарах — для всех компаний, работающих с такими товарами.

СФР (бывший ПФР и ФСС)

• ЕФС‑1 — если численность работающих застрахованных сотрудников более 10 человек.
• Сведения для назначения пособий — по временной нетрудоспособности, беременности, родам.
• СЗВ‑ТД — сведения о трудовой деятельности, подаются только в электронном виде при численности сотрудников более 10 человек.

Росстат

Статистическая отчетность принимается исключительно в электронной форме как от юридических лиц, так и от индивидуальных предпринимателей.

Другие ведомства

• Росприроднадзор — экологическая отчетность.
• Росалкогольрегулирование — декларации об объеме производства алкогольной продукции.
• МВД — уведомления о приеме на работу иностранных граждан.

Работа с отчетностью через «уполномоченную бухгалтерию»

Даже если вашу отчетность сдает сторонняя бухгалтерия, вам все равно понадобится собственная КЭП. С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила, согласно которым:

1. Вы должны выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД) на своего представителя.
2. МЧД подписывается вашей КЭП.
3. Информация о выданной доверенности передается в единый реестр ФНС.

Где еще можно использовать электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись — универсальный инструмент для бизнеса. Помимо отчетности, ее можно использовать:

• для участия в государственных закупках по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ;
• работы с государственными информационными системами (ГИС, ЕГАИС, «Меркурием»);
• электронного документооборота с контрагентами (счета, договоры, акты);
• регистрации и перерегистрации онлайн‑касс в ФНС;
• подписания электронных трудовых книжек и больничных листов;
• доступа к личным кабинетам на государственных порталах (ФНС, «Госуслуги» для юридических лиц);
• судебного документооборота (подачи документов в арбитражные суды).

Как получить электронную подпись для отчетности

Необходимые документы

Базовый пакет документов для получения КЭП:

• паспорт заявителя (руководителя организации или ИП);
• СНИЛС;
• ИНН организации или предпринимателя;
• ОГРН/ОГРНИП.

Технические требования

Для использования КЭП вам понадобится:

• сертифицированный носитель ключевой информации (токен или смарт‑карта);
• программное обеспечение для работы с подписью;
• компьютер с актуальной операционной системой.

Выберите носитель в УЦ «Тензор».

Способы получения

1. В офисе удостоверяющего центра:
   • посетите офис «Тензор» в вашем регионе;
   • время оформления — от 15 минут;
   • преимущество: личная консультация специалиста.
2. Дистанционное получение:
   • с помощью действующей КЭП;
   • оставив заявку, но без личного визита в пункт выдачи — по биометрической идентификации, если вы ранее регистрировались в Единой биометрической системе;
   • преимущество: не нужно никуда ходить.
3. С доставкой на дом или в офис (платная услуга):
   • курьер привезет документы и токен;
   • преимущество: удобно для занятых руководителей.

Узнайте больше о доставке.

Срок действия и продление

Стандартный срок действия КЭП — 12 месяцев. Рекомендуем начать процедуру продления за 30 дней до окончания этого срока. При смене руководителя организации необходимо получить новую подпись. При изменении данных организации или ИП (смене названия, адреса) требуется перевыпуск.

Правила безопасного использования электронной подписи

Основные правила:

1. Не передавайте носитель с ключом подписи третьим лицам.
2. Используйте надежный пароль для доступа к ключу.
3. Храните носитель в защищенном месте.
4. Немедленно сообщайте в удостоверяющий центр о компрометации ключа.
5. Регулярно обновляйте программное обеспечение для работы с подписью.

Стоимость электронной подписи для отчетности

Базовая стоимость КЭП для отчетности — от 4 000 ₽.

В эту цену в УЦ «Тензор» входит:

1. выпуск сертификата КЭП сроком на 1 год;
2. базовое программное обеспечение для работы с подписью;
3. техническая поддержка.

Дополнительные услуги (оплачиваются отдельно):

• защищенный носитель (токен) — от 2 000 ₽;
• СКЗИ («КриптоПро») — от 1 850 ₽;
• установки и настройка ПО — от 2 200 ₽.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать одну подпись для нескольких организаций?

Нет, каждое юридическое лицо должно иметь собственную КЭП. Для ИП, выступающего в разных качествах, также требуются разные подписи.

Что делать, если я потерял носитель с подписью?

Немедленно обратитесь в удостоверяющий центр для аннулирования сертификата и получения нового.

Можно ли работать с подписью с нескольких компьютеров?

Да, если на всех компьютерах установлено необходимое программное обеспечение.

Нужна ли электронная подпись самозанятым?

Для сдачи отчетности самозанятым КЭП не требуется, но она может понадобиться для участия в электронных торгах или подписания договоров.

Позаботьтесь о получении электронной подписи заранее — это сэкономит ваше время и убережет от штрафов за несвоевременную сдачу отчетности. В компании «Тензор» вы можете оформить онлайн‑заявку и получить консультацию по всем вопросам использования электронной подписи.