Как и где можно хранить электронную подпись

Простая и неквалифицированная электронная подпись (ЭП) могут храниться на любых носителях, так как в Федеральном законе №63-ФЗ «Об электронной подписи» нет никаких указаний на этот счет. К вопросу хранения квалифицированной ЭП нужно отнестись серьезнее. Эта подпись приравнена к собственноручной, она используется в электронных торгах и при заключении важных сделок с контрагентами. Поэтому безопаснее хранить ее на защищенном носителе, сертифицированном ФСБ.

Защищенные носители для квалифицированной электронной подписи

Токен (eToken, Рутокен и др.)

Надежный и удобный носитель в виде USB-брелока. Подходит для большинства применений, кроме ЕГАИС. С его помощью можно отправить отчет в налоговую или Росстат, подписать договор и участвовать в электронных торгах. Чтобы подписывать документы с помощью токена, на компьютер нужно установить средство криптографической защиты информации (СКЗИ).

Токен со встроенным СКЗИ (Рутокен ЭЦП, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta PKI/ГОСТ/SE)

Носитель, который похож на обычный токен, но обладает встроенным СКЗИ. Используя электронную подпись на таком носителе, вы сможете подписывать документы на любом компьютере без покупки дополнительного ПО. Рутокен ЭЦП подходит для дистанционного банковского обслуживания, работы на госпорталах, сдачи отчетности и документооборота. Он не предназначен для работы с торговыми площадками и ЕГАИС. Рутокен ЭЦП 2.0, как и JaCarta PKI/ГОСТ/SE, используются только для работы с ЕГАИС.

Дополнительная защита электронной подписи

Доступ к подписи по пин-коду

На каждом съемном носителе электронной подписи установлен пин-код — комбинация символов, после ввода которой вы получаете доступ к подписи. Вводится пин-код каждый раз при подписании документа или любом другом обращении к ЭП. По умолчанию код стандартный, но вы можете убрать его совсем или поменять на свой. Мы подготовили инструкцию по смене для Рутокен, eToken, JaCarta. Если нужно, обратитесь в УЦ, и наш специалист поможет сменить пин-код.

Защита подписи от копирования

Ключи электронной подписи по умолчанию разрешено копировать на другие носители. Если хотите, вы можете включить защиту от копирования. Для этого при оформлении заявки сообщите менеджеру, что вам нужен неэкспортируемый ключ электронной подписи. В этом случае скопировать подпись с носителя будет невозможно, так как при любой попытке экспорта файлов система будет выдавать ошибку.

Незащищенные носители для квалифицированной электронной подписи

Теоретически ЭП можно записать на любой съемный носитель. Но файлы на USB-диске, дискете или другом носителе никак не защищены. Если злоумышленники их украдут и расшифруют, то смогут подписывать любые документы. Поэтому мы не рекомендуем хранить файлы электронной подписи на подобных носителях.

Запись ЭП в реестр ноутбука — популярный, но тоже небезопасный вариант хранения подписи. Любой, кто получит доступ к системе, сможет подписывать документы или создать копию ключа. Если понадобится переехать на другое рабочее место, то для переноса ключа электронной подписи понадобится помощь квалифицированного специалиста. ЭП можно и вовсе потерять, если с компьютером что-то случится.

О чем нужно помнить при хранении квалифицированной ЭЦП

Один носитель — для одного сотрудника
Если записать ЭП разных сотрудников на один носитель, то нарушится конфиденциальность закрытых ключей. И по закону все подписи будут считаться недействительными.

Нельзя передавать свою ЭП другому человеку
Электронная подпись — это аналог собственноручной. Она служит идентификатором владельца. Если отдать ЭП другому человеку, а он подпишет документ, с которым вы не согласны, то оспорить это решение не удастся.

Нельзя хранить ЭП в открытом доступе
Квалифицированную электронную подпись нужно хранить в сейфе или другом защищенном месте. Носитель, который просто лежит на столе, легко украсть, чтобы подписать пару «лишних» документов. А когда вы это заметите, то даже в суде не сможете доказать свою непричастность.

При смене реквизитов меняйте и ЭП
Компания изменила свое название, владелец ЭП уволился или поменял должность? Меняйте подпись. Не затягивайте с этим, чтобы не столкнуться с пачкой платежек, подписанных неизвестно кем, и не нарушать п. 1 ст. 2 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи», требующий обеспечить точную идентификацию владельца ЭП. Для замены электронной подписи обратитесь к менеджеру, который ее выдавал. Или свяжитесь с удостоверяющим центром «Тензор» удобным для вас способом.

Вовремя продлевайте ЭП
Если не продлить электронную подпись, она станет недействительной. И вы не сможете подписать ни один электронный документ, пока не получите новую ЭП в удостоверяющем центре. О том, как продлить электронную подпись, читайте в нашей статье.

Защитите рабочее место
Антивирусное ПО защищает вас от любых неприятных сюрпризов. Вирусы способны имитировать поведение владельца подписи, чтобы подписать несколько нужных злоумышленнику документов. И доказать, что подпись ставили не вы, будет тяжело.

Не храните пароли на бумажках
Это правило — основа компьютерной безопасности. Оно относится не только к электронным подписям, но и ко всем другим сферам. Пароль от токена, заботливо записанный на стикере возле компьютера, несказанно обрадует злоумышленника.