Отдел кадров может вести документооборот с сотрудниками компании в цифровом формате, но для этого требуется электронная подпись.
Закон разрешает вести электронные трудовые книжки ( Закон от 16.12.2019 №436 ФЗ ) и электронные листки нетрудоспособности ( Закон от 01.05.2017 №86 ФЗ ). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками ( ст. 312.2 ТК РФ ) или сотрудниками, оформленными по соглашению гражданско‑правового характера ( п. 2. ст. 160 ГК РФ ), тоже могут быть в электронном виде.
По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат практически полностью.
Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела, главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) физлица и машиночитаемая доверенность. Только с ними можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным, сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат.
Сотрудники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись.
Если нужно подписывать только кадровые документы: трудовой договор, приказы, служебки, инструкции, заявления, — подойдет неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Компания может выдать ее сотруднику самостоятельно прямо на рабочем месте. Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение.
Нет. Даже если вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи отчетности, например ЕФС‑1.
Кроме кадровых документов можно использовать квалифицированную электронно‑цифровую подпись:
Изготовление подписи в удостоверяющем центре «Тензор» занимает от 15 минут.
ЭЦП можно получить по двум документам: паспорту и СНИЛС.
Отправьте онлайн‑заявку и выберите удобный способ получения:
Главное удобство дистанционного получения ЭЦП — не нужно никуда ходить.