Электронная подпись для кадровых документов

2 000 ₽

Купить

Отдел кадров может вести документооборот с сотрудниками компании в цифровом формате, но для этого требуется электронная подпись.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Закон разрешает вести электронные трудовые книжки ( Закон от 16.12.2019 №436 ФЗ ) и электронные листки нетрудоспособности ( Закон от 01.05.2017 №86 ФЗ ). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками ( ст. 312.2 ТК РФ ) или сотрудниками, оформленными по соглашению гражданско‑правового характера ( п. 2. ст. 160 ГК РФ ), тоже могут быть в электронном виде.

По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат практически полностью.

Какая подпись нужна для кадровика

Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела, главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) физлица и машиночитаемая доверенность. Только с ними можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным, сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат.

Какая подпись нужна для сотрудника

Сотрудники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись.

Если нужно подписывать только кадровые документы: трудовой договор, приказы, служебки, инструкции, заявления, — подойдет неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Компания может выдать ее сотруднику самостоятельно прямо на рабочем месте. Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение.

Можно ли работать без электронной подписи

Нет. Даже если вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи отчетности, например ЕФС‑1.

Для чего еще использовать электронную подпись

Кроме кадровых документов можно использовать квалифицированную электронно‑цифровую подпись:

• для электронной отчетности в госорганы;
• работы на государственных порталах, например на сайтах «Госуслуги», nalog.ru и др.;
• электронного документооборота с контрагентами.

Сроки изготовления электронной подписи

Изготовление подписи в удостоверяющем центре «Тензор» занимает от 15 минут.

Какие документы нужны для получения электронной подписи для кадровых документов

ЭЦП можно получить по двум документам: паспорту и СНИЛС.

Как получить ЭЦП

Отправьте онлайн‑заявку и выберите удобный способ получения:

• в офисе компании «Тензор» или партнеров в регионе;
• дистанционно, с помощью действующей КЭП или по биометрии;
• закажите доставку на дом.

Главное удобство дистанционного получения ЭЦП — не нужно никуда ходить.