Отдел кадров может вести документооборот с сотрудниками компании в цифровом формате, но для этого требуется электронная подпись.
Закон разрешает вести электронные трудовые книжки ( закон №436‑ФЗ от 16.12.19 ) и электронные листки нетрудоспособности ( закон №86‑ФЗ от 01.05.17 ). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками ( ст. 312.2 Трудовой кодекс РФ ) или сотрудниками, оформленными по соглашению гражданско‑правового характера ( п.2. ст.160 ГК РФ ), тоже могут быть в электронном виде.
По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат практически полностью.
Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела, главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.
Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись.
Внутренние документы – приказы, служебки, инструкции, заявления, – можно оформлять с помощью неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее компания может выдавать сама через корпоративный удостоверяющий центр. Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение на бумаге (п.2, ст.6 63‑ФЗ).
Квалифицированная подпись более надежная. С ней не требуется заключать никаких дополнительных соглашений, сотрудник может использовать ее для ЭДО в кадровых процессах и для подписи внешних документов, например, от партнеров. Дистанционные сотрудники оформляют трудовой договор, приказ о приеме и увольнении и другие документы электронного кадрового документооборота только с КЭП.
Нет. Даже если вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи отчетности, например, СЗВ‑ТД.
Кроме кадровых документов можно использовать квалифицированную электронно‑цифровую подпись для:
Изготовление подписи в удостоверяющем центре «Тензор» занимает от 15 минут.
ЭЦП можно получить по двум документам: паспорту и СНИЛС.
Отправьте онлайн‑заявку и выберите удобный способ получения:
Главное удобство дистанционного получения ЭЦП — не нужно никуда ходить.